KỸ NĂNG ỦY QUYỀN, TRAO QUYỀN
Làm lãnh đạo, nhất là trong bối cảnh
và tình hình mới với cuộc cách mạng khoa học công nghệ tiến triển như vũ bão;
nhiều quốc gia đã và đang tiến hành xây dựng chính phủ số, kinh tế số, xã hội số;
các ngành khoa học bắt đầu có sự chuyên môn hóa cao, trong đó có khoa học lãnh
đạo, thì nhất thiết phải học cách, rèn luyện kỹ năng ủy quyền, trao quyền. Trao
quyền, ủy quyền sẽ tạo cơ hội cho nhân viên làm tốt những công việc sở trường của
họ, là điều kiện để khẳng định mình; trao quyền làm giảm gánh nặng cho bản thân
người lãnh đạo. Trong thực tế không khó để nhận diện: không ít lãnh đạo rất bận
rộn, “đầu tắt mặt tối” vì công việc (từ việc lớn đến việc nhỏ; từ đối nội đến đối
ngoại,…) trong khi đó nhân viên (thậm chí là cấp phó) lại chẳng có việc gì để
làm, ở trạng thái “thong dong”, đủng đỉnh, “ung dung tự tại”. Nguyên nhân có
nhiều nhưng chủ yếu là chính người lãnh đạo không biết cách giao việc, ủy nhiệm,
trao quyền một cách hợp lý, khoa học; lãnh đạo làm quá nhiều việc (thậm chí là
ôm đồm) mà đáng lẽ bản thân không nên làm hoặc không thể làm. Đứng trước công
việc quản trị xã hội ngày càng phức tạp, cho dù là một người lãnh đạo kiệt sức
cũng không thể tự mình thực hiện hết mọi thứ, mọi việc. Đối với một người lãnh
đạo sáng suốt thì “lo việc” có giá trị hơn nhiều với “làm việc” [1],
ủy quyền có giá trị nhiều hơn với “dụng quyền”, trao quyền thúc đẩy công việc tốt
hơn là “giữ quyền”. Bản chất của trao quyền là “thuật phân thân” để lo việc. Nếu
việc gì cũng nhúng tay vào, chẳng những dẫn đến tình trạng chức trách không rõ
ràng, việc gì cũng làm không đến nơi mà còn có thể làm tổn thương đến tính tích
cực trong công việc của cấp dưới. Người lãnh đạo có kỹ năng ủy quyền, trao quyền
là biết giữ lại những “nhiệm vụ cơ yếu”, vấn đề trọng đại cho mình và nên (phải)
giao lại những phần việc còn lại cho cấp dưới, nhân viên. Đó mới thực sự là người
lãnh đạo có tài năng, bản lĩnh.
Trao quyền có nhiều nội dung, ý
nghĩa, vai trò, hình thức, nguyên tắc và phương pháp khác nhau. Về phương thức, có bốn cách trao quyền
cơ bản: (i) Trao quyền hoàn toàn. Là kiểu trao quyền, như tên gọi của nó, cho phép
và yêu cầu cấp dưới phải tự quyết định phương án hành động, tự sáng tạo điều kiện
làm việc cần thiết theo nhu cầu miễn là thực hiện tốt mục tiêu được giao.
Phương thức này áp dụng cho những trường hợp đặc biệt và người được trao quyền
có khả năng tự chủ, năng lực làm việc độc lập và tính sáng tạo cao; (ii) Trao
quyền không hoàn toàn. Yêu cầu cấp dưới tiến hành tìm hiểu tình hình, nắm bắt
thực trạng vấn đề từ đó đưa ra ý kiến, nhận xét, đánh giá sơ bộ, sau đó người
lãnh đạo đưa ra quyết định cuối cùng; (iii) Trao quyền linh hoạt. Như tên gọi của
nó, đây là phương thức áp dụng những cách thức trao quyền khác nhau tùy vào từng
giai đoạn của nhiệm vụ; (iv) Trao quyền có ràng buộc. Đây là cách thức trao quyền
cho các nhóm. Cách này để các nhóm tự kiểm soát lẫn nhau nhằm tránh xảy ra sai
sót. Việc trao quyền cần tuân thủ nguyên tắc lựa chọn tỉ mỉ, cẩn thận, hợp lý,
đúng thời điểm và kèm theo nguyên tắc chịu trách nhiệm, nguyên tắc tín nhiệm và
nguyên tắc tự đánh giá.
Vai trò, lợi ích của hoạt động trao quyền, ủy quyền. Trao quyền, ủy quyền là một hoạt động, nhiệm vụ, bộ phận
cấu thành quan trọng của công tác lãnh đạo, quản lý. Nếu biết trao quyền, ủy
quyền khéo léo, người lãnh đạo sẽ có được lợi ích sau: (i) Khi trao quyền cho cấp
dưới cũng đồng nghĩa với khối lượng công việc của người lãnh đạo giảm đi, lúc
đó người lãnh đạo có thêm quỹ thời gian để giải quyết công việc hệ trọng khác,
lẽ đương nhiên, trao quyền cũng giảm bớt gánh nặng lên vai người lãnh đạo; (ii)
Khi nhận được nhiệm vụ của cấp trên gắn với quyền tự quyết những việc liên quan
trong phạm vi cho phép cũng đồng nghĩa với việc có thêm cơ hội để làm quen với
công việc khó, thậm chí là việc quan trọng, góp phần bồi dưỡng kiến thức, kỹ
năng cần thiết cho người thụ quyền. Trong những trường hợp đặc biệt, rủi ro có
thể thay lãnh đạo giải quyết, xử lý; (iii) Trong quá trình trao quyền, tùy tính
chất, nội dung công việc, là cơ hội để người lãnh đạo phát hiện năng lực, tiềm
lực, ý chí, sức sáng tạo của cấp dưới; (iv) Trao quyền, ủy quyền là cách để
lãnh đạo sử dụng hợp lý (không lãng phí nguồn nhân lực) các nguồn lực trong tổ
chức; đồng thời làm tăng sự nhiệt tình lao động của mọi thành viên; (v) Trao
quyền giúp lãnh đạo đạt được mục tiêu một cách thuận lợi, nhanh chóng mà nếu
không, có khả năng dẫn đến trì trệ, mục tiêu đạt được không như ý.
Một số điều cần tránh khi trao quyền. Xét từ giác độ người lãnh đạo, hoạt động trao quyền không phải lúc nào cũng
“xuôi chèo mát mái” mà đôi khi nảy sinh những vấn đề không mong muốn, thậm chí
sai lầm. Cụ thể là: (i) Người lãnh đạo sợ trao đi quá nhiều quyền hạn sẽ ảnh hưởng
đến địa vị và mất đi “cái uy” của mình. Đây là cách nghĩ không đúng. Chỉ cần nắm
vững nguyên tắc và có kỹ năng trao quyền thì chắc chắn không những mất uy mà
còn “tô đậm” thêm uy tín của người lãnh đạo. Nên nhớ rằng, người lãnh đạo đứng
sau rèm điều khiển chính là mưu lược thượng sách của quản trị xã hội hiện đại.
Thậm chí trong xã hội số thì người lãnh đạo trao quyền để điều kiển từ xa, quản
trị bằng công cụ số mà không nhất thiết phải “xuất đầu lộ diện”; (ii) Người
lãnh đạo tự cho rằng bản thân tài giỏi, chỉ có mình làm được còn người khác
(nhân viên, cấp dưới) không thể thực hiện được. Do đó, không muốn ủy quyền,
trao quyền cho bất kỳ ai; (iii) Người lãnh đạo có tham vọng quyền lực quá lớn
và cho rằng quản lý càng nhiều lĩnh vực thì quyền lực càng tuyệt đối, uy thế
càng cao; càng chứng tỏ bản thân vượt trội, cảm thấy tự mãn và thích đề cao;
(iv) Người lãnh đạo không biết cách trao quyền, ủy quyền nên tốt nhất là không
trao cho ai và “làm tất”. Trong nhiều trường hợp, do cấp dưới thiếu tự tin,
không dám nhận trách nhiệm mà cấp trên giao phó nên càng là “lí do” để lãnh đạo
ôm đồm với tư cách là “trao quyền ngược”.
Một số nguyên tắc khi trao quyền. Trao quyền có liên quan đến nhiều yếu tố, khía cạnh, vấn đề; trao quyền
đúng sẽ mang lại nhiều kết quả tốt đẹp, trao quyền không đúng sẽ nảy sinh nhiều
vấn đề phức tạp, tiêu cực. Do đó, hoạt động trao quyền cần phải căn cứ trên nhiều
nguyên tắc, trong đó nguyên tắc chính trị- pháp lý là quan trọng. Do đó, trao
quyền không nên tùy tiện hay trao quyền bằng “văn bản miệng” mà tốt nhất là
thông qua quyết định bằng văn bản. Có thể bằng hình thức là thư tay, bản ghi nhớ,
thư ủy quyền, công văn,…Điều này có lợi ở một số khía cạnh sau: nếu ai trong tổ
chức không phục sẽ lấy đó làm căn cứ; làm căn cứ để cấp dưới (người nhận trao
quyền) không vượt quá quyền hạn được cho phép, vừa tránh hiện tượng “trao quyền
ngược” từ phía cấp dưới; tránh trường hợp đã trao quyền nhưng người lãnh đạo lại
tự mình tiếp tục đi xử lý những việc đã ủy quyền, phân công cho người khác.
Nguyên tắc tiếp theo là trao quyền
phải công khai, minh bạch và không thiên vị. Trao quyền công khai trước tập thể
khiến cho tập thể và cá nhân có liên quan đến người được trao nhiệm vụ nắm được
tình hình, lãnh đạo đã trao cho ai quyền hành gì, quyền hạn đến đâu, ai là người
phục tùng,… từ đó tránh được mâu thuẫn trong xử lý công việc, tránh được tình
trạng không hợp tác hoặc “lời ong tiếng ve”. Ngoài ra, trao quyền công khai,
minh bạch còn khiến cho người nhận trao quyền cảm thấy được tôn trọng, tin tưởng,
nhận thức rõ được trách nhiệm từ đó sẽ tích cực hơn, chủ động hơn, “danh chính
ngôn thuận” hơn và làm việc có hiệu quả hơn.
Nguyên tắc thứ ba là trao quyền
phải dựa trên năng lực cấp dưới và luôn khích lệ, động viên để họ thực hiện.
Trao quyền không tùy tiện mà phải cân nhắc theo từng người, từng công việc.
Trao quyền cho một người thiếu kinh nghiệm, “non tay nghề”, thiếu hiểu biết,
thiếu nhiệt tình sẽ rất nguy hiểm. Nên chú ý rằng, trao quyền trong lĩnh vực
công, khu vực công hệ trọng hơn rất nhiều (so với khu vực tư), bởi nó ảnh hưởng
không chỉ công việc đơn thuần mà còn là hình ảnh, niềm tin của nhân dân, doanh
nghiệp đối với nền hành chính, thể chế chính trị. Ngoài ra, khi đã đặt niềm tin
vào người nào đó để trao quyền thì nên xác định và thường xuyên động viên,
khích lệ để thể hiện sự quan tâm, kích hoạt động cơ làm việc. Việc làm này tưởng
đơn giản nhưng tác dụng của nó không hề giản đơn; giữ được mối liên hệ giữa
lãnh đạo và người được trao quyền; tăng niềm tin, động lực cho nhân viên khi được
cấp trên giao phó, ủy nhiệm.
Nguyên tắc cuối cùng, trao quyền
chứ không mất quyền. Xét ở một góc độ nào đó thì người lãnh đạo càng trao nhiều
quyền càng tốt nhưng tuyệt nhiên không đồng nghĩa với việc trao tất cả quyền để
mình nhàn nhã là “cảnh giới” tốt nhất. Nói cách khác, trao quyền chứ không phải
“trút quyền”, “mất quyền”. Có những quyền càng trao cho người khác càng tốt
nhưng cũng có những quyền ít trao cho người khác tốt hơn. Đó là nguyên tắc vùng
cấm trong trao quyền. Thông thường, vùng cấm trong trao quyền, ủy quyền gồm có
một số điểm cụ thể: (i) Quyền phê duyệt kế hoạch phát triển chiến lược của quốc
gia, địa phương, tổ chức; (ii) Quyền bố trí nhân sự chủ chốt; (iii) Quyền quyết
định kế hoạch-tài chính và bố trí các nguồn vốn, kế hoạch đầu tư, xây dựng cơ sở
vật chất; (iv) Quyền xác lập chế độ thưởng, phạt và chế độ liên quan đến tập thể,
liên quan đến toàn bộ hoạt động của tổ chức.
Đương nhiên, có trao quyền thì
cũng có thu hồi quyền lực đã trao, ủy nhiệm. Thế nhưng cũng không nên giao tùy
tiện và tùy tiện thu hồi. Thu hồi quyền lực (cố ý hay vô ý) cũng không phải là
việc hiếm gặp nhưng nên tránh tình trạng “trao bừa bãi” và “thu tùy tiện”. Nếu
vậy sẽ dẫn đến một số hệ quả sau: nếu tùy tiện ủy quyền, trao quyền cho người
khác và tùy tiện thu hồi chẳng khác nào cho thấy mình đã sai lầm trong việc
trao quyền; tạo sự hụt hẫng và mất niềm tin với cấp dưới, họ cảm thấy bản thân
không nhận được sự tín nhiệm của lãnh đạo từ đó sinh ra tâm lý bất mãn, bất hợp
tác. Và như vậy, sẽ tạo tiền lệ xấu cho các lần trao quyền tiếp theo.
TS. Phạm Đi
[1] Hòa Thân, Tứ thư lãnh đạo (Thuật quản
trị, quyển hạ), Trần Thu Hiên (và nhiều dịch giả khác) dịch, Nxb. Lao động-Xã hội,
H. 2016, tr.239-264.
Nhận xét
Đăng nhận xét