KỸ NĂNG ỦY QUYỀN, TRAO QUYỀN VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý
KỸ NĂNG ỦY QUYỀN, TRAO QUYỀN VÀ NHỮNG ĐIỀU
CẦN LƯU Ý
Làm lãnh đạo, nhất
là trong bối cảnh và tình hình mới với cuộc cách mạng khoa học công nghệ tiến
triển như vũ bão; nhiều quốc gia đã và đang tiến hành xây dựng chính phủ số,
kinh tế số, xã hội số; các ngành khoa học bắt đầu có sự chuyên môn hóa cao,
trong đó có khoa học lãnh đạo, thì nhất thiết phải học cách, rèn luyện kỹ năng ủy
quyền, trao quyền. Trao quyền, ủy quyền sẽ tạo cơ hội cho nhân viên làm tốt những
công việc sở trường của họ, là điều kiện để khẳng định mình; trao quyền làm giảm
gánh nặng cho bản thân người lãnh đạo. Trong thực tế không khó để nhận diện:
không ít lãnh đạo rất bận rộn, “đầu tắt mặt tối” vì công việc (từ việc lớn đến
việc nhỏ; từ đối nội đến đối ngoại,…) trong khi đó nhân viên (thậm chí là cấp
phó) lại chẳng có việc gì để làm, ở trạng thái “thong dong”, đủng đỉnh, “ung
dung tự tại”. Nguyên nhân có nhiều nhưng chủ yếu là chính người lãnh đạo không
biết cách giao việc, ủy nhiệm, trao quyền một cách hợp lý, khoa học; lãnh đạo
làm quá nhiều việc (thậm chí là ôm đồm) mà đáng lẽ bản thân không nên làm hoặc
không thể làm. Đứng trước công việc quản trị xã hội ngày càng phức tạp, cho dù
là một người lãnh đạo kiệt sức cũng không thể tự mình thực hiện hết mọi thứ, mọi
việc. Đối với một người lãnh đạo sáng suốt thì “lo việc” có giá trị hơn nhiều với
“làm việc”,
ủy quyền có giá trị nhiều hơn với “dụng quyền”, trao quyền thúc đẩy công việc tốt
hơn là “giữ quyền”. Bản chất của trao quyền là “thuật phân thân” để lo việc. Nếu
việc gì cũng nhúng tay vào, chẳng những dẫn đến tình trạng chức trách không rõ
ràng, việc gì cũng làm không đến nơi mà còn có thể làm tổn thương đến tính tích
cực trong công việc của cấp dưới. Người lãnh đạo có kỹ năng ủy quyền, trao quyền
là biết giữ lại những “nhiệm vụ cơ yếu”, vấn đề trọng đại cho mình và nên (phải)
giao lại những phần việc còn lại cho cấp dưới, nhân viên. Đó mới thực sự là người
lãnh đạo có tài năng, bản lĩnh.
Trao quyền có nhiều
nội dung, ý nghĩa, vai trò, hình thức, nguyên tắc và phương pháp khác nhau. Về phương thức, có bốn cách trao quyền
cơ bản: (i) Trao quyền hoàn toàn. Là kiểu trao quyền, như tên gọi của nó, cho
phép và yêu cầu cấp dưới phải tự quyết định phương án hành động, tự sáng tạo điều
kiện làm việc cần thiết theo nhu cầu miễn là thực hiện tốt mục tiêu được giao.
Phương thức này áp dụng cho những trường hợp đặc biệt và người được trao quyền
có khả năng tự chủ, năng lực làm việc độc lập và tính sáng tạo cao; (ii) Trao
quyền không hoàn toàn. Yêu cầu cấp dưới tiến hành tìm hiểu tình hình, nắm bắt
thực trạng vấn đề từ đó đưa ra ý kiến, nhận xét, đánh giá sơ bộ, sau đó người
lãnh đạo đưa ra quyết định cuối cùng; (iii) Trao quyền linh hoạt. Như tên gọi của
nó, đây là phương thức áp dụng những cách thức trao quyền khác nhau tùy vào từng
giai đoạn của nhiệm vụ; (iv) Trao quyền có ràng buộc. Đây là cách thức trao quyền
cho các nhóm. Cách này để các nhóm tự kiểm soát lẫn nhau nhằm tránh xảy ra sai
sót. Việc trao quyền cần tuân thủ nguyên tắc lựa chọn tỉ mỉ, cẩn thận, hợp lý,
đúng thời điểm và kèm theo nguyên tắc chịu trách nhiệm, nguyên tắc tín nhiệm và
nguyên tắc tự đánh giá.
Vai trò, lợi ích của hoạt động trao quyền, ủy quyền. Trao quyền, ủy quyền là một hoạt động,
nhiệm vụ, bộ phận cấu thành quan trọng của công tác lãnh đạo, quản lý. Nếu biết
trao quyền, ủy quyền khéo léo, người lãnh đạo sẽ có được lợi ích sau: (i) Khi
trao quyền cho cấp dưới cũng đồng nghĩa với khối lượng công việc của người lãnh
đạo giảm đi, lúc đó người lãnh đạo có thêm quỹ thời gian để giải quyết công việc
hệ trọng khác, lẽ đương nhiên, trao quyền cũng giảm bớt gánh nặng lên vai người
lãnh đạo; (ii) Khi nhận được nhiệm vụ của cấp trên gắn với quyền tự quyết những
việc liên quan trong phạm vi cho phép cũng đồng nghĩa với việc có thêm cơ hội để
làm quen với công việc khó, thậm chí là việc quan trọng, góp phần bồi dưỡng kiến
thức, kỹ năng cần thiết cho người thụ quyền. Trong những trường hợp đặc biệt, rủi
ro có thể thay lãnh đạo giải quyết, xử lý; (iii) Trong quá trình trao quyền,
tùy tính chất, nội dung công việc, là cơ hội để người lãnh đạo phát hiện năng lực,
tiềm lực, ý chí, sức sáng tạo của cấp dưới; (iv) Trao quyền, ủy quyền là cách để
lãnh đạo sử dụng hợp lý (không lãng phí nguồn nhân lực) các nguồn lực trong tổ
chức; đồng thời làm tăng sự nhiệt tình lao động của mọi thành viên; (v) Trao
quyền giúp lãnh đạo đạt được mục tiêu một cách thuận lợi, nhanh chóng mà nếu
không, có khả năng dẫn đến trì trệ, mục tiêu đạt được không như ý.
Một số điều cần tránh khi trao quyền. Xét từ giác độ người lãnh đạo, hoạt động
trao quyền không phải lúc nào cũng “xuôi chèo mát mái” mà đôi khi nảy sinh những
vấn đề không mong muốn, thậm chí sai lầm. Cụ thể là: (i) Người lãnh đạo sợ trao
đi quá nhiều quyền hạn sẽ ảnh hưởng đến địa vị và mất đi “cái uy” của mình. Đây
là cách nghĩ không đúng. Chỉ cần nắm vững nguyên tắc và có kỹ năng trao quyền
thì chắc chắn không những mất uy mà còn “tô đậm” thêm uy tín của người lãnh đạo.
Nên nhớ rằng, người lãnh đạo đứng sau rèm điều khiển chính là mưu lược thượng
sách của quản trị xã hội hiện đại. Thậm chí trong xã hội số thì người lãnh đạo
trao quyền để điều kiển từ xa, quản trị bằng công cụ số mà không nhất thiết phải
“xuất đầu lộ diện”; (ii) Người lãnh đạo tự cho rằng bản thân tài giỏi, chỉ có
mình làm được còn người khác (nhân viên, cấp dưới) không thể thực hiện được. Do
đó, không muốn ủy quyền, trao quyền cho bất kỳ ai; (iii) Người lãnh đạo có tham
vọng quyền lực quá lớn và cho rằng quản lý càng nhiều lĩnh vực thì quyền lực
càng tuyệt đối, uy thế càng cao; càng chứng tỏ bản thân vượt trội, cảm thấy tự
mãn và thích đề cao; (iv) Người lãnh đạo không biết cách trao quyền, ủy quyền
nên tốt nhất là không trao cho ai và “làm tất”. Trong nhiều trường hợp, do cấp
dưới thiếu tự tin, không dám nhận trách nhiệm mà cấp trên giao phó nên càng là
“lí do” để lãnh đạo ôm đồm với tư cách là “trao quyền ngược”.
Một số nguyên tắc khi trao quyền. Trao quyền có liên quan đến nhiều yếu tố,
khía cạnh, vấn đề; trao quyền đúng sẽ mang lại nhiều kết quả tốt đẹp, trao quyền
không đúng sẽ nảy sinh nhiều vấn đề phức tạp, tiêu cực. Do đó, hoạt động trao
quyền cần phải căn cứ trên nhiều nguyên tắc, trong đó nguyên tắc chính trị-
pháp lý là quan trọng. Do đó, trao quyền không nên tùy tiện hay trao quyền bằng
“văn bản miệng” mà tốt nhất là thông qua quyết định bằng văn bản. Có thể bằng
hình thức là thư tay, bản ghi nhớ, thư ủy quyền, công văn,…Điều này có lợi ở một
số khía cạnh sau: nếu ai trong tổ chức không phục sẽ lấy đó làm căn cứ; làm căn
cứ để cấp dưới (người nhận trao quyền) không vượt quá quyền hạn được cho phép,
vừa tránh hiện tượng “trao quyền ngược” từ phía cấp dưới; tránh trường hợp đã
trao quyền nhưng người lãnh đạo lại tự mình tiếp tục đi xử lý những việc đã ủy
quyền, phân công cho người khác.
Nguyên tắc tiếp
theo là trao quyền phải công khai, minh bạch và không thiên vị. Trao quyền công
khai trước tập thể khiến cho tập thể và cá nhân có liên quan đến người được
trao nhiệm vụ nắm được tình hình, lãnh đạo đã trao cho ai quyền hành gì, quyền
hạn đến đâu, ai là người phục tùng,… từ đó tránh được mâu thuẫn trong xử lý
công việc, tránh được tình trạng không hợp tác hoặc “lời ong tiếng ve”. Ngoài
ra, trao quyền công khai, minh bạch còn khiến cho người nhận trao quyền cảm thấy
được tôn trọng, tin tưởng, nhận thức rõ được trách nhiệm từ đó sẽ tích cực hơn,
chủ động hơn, “danh chính ngôn thuận” hơn và làm việc có hiệu quả hơn.
Nguyên tắc thứ ba
là trao quyền phải dựa trên năng lực cấp dưới và luôn khích lệ, động viên để họ
thực hiện. Trao quyền không tùy tiện mà phải cân nhắc theo từng người, từng
công việc. Trao quyền cho một người thiếu kinh nghiệm, “non tay nghề”, thiếu hiểu
biết, thiếu nhiệt tình sẽ rất nguy hiểm. Nên chú ý rằng, trao quyền trong lĩnh
vực công, khu vực công hệ trọng hơn rất nhiều (so với khu vực tư), bởi nó ảnh
hưởng không chỉ công việc đơn thuần mà còn là hình ảnh, niềm tin của nhân dân,
doanh nghiệp đối với nền hành chính, thể chế chính trị. Ngoài ra, khi đã đặt niềm
tin vào người nào đó để trao quyền thì nên xác định và thường xuyên động viên,
khích lệ để thể hiện sự quan tâm, kích hoạt động cơ làm việc. Việc làm này tưởng
đơn giản nhưng tác dụng của nó không hề giản đơn; giữ được mối liên hệ giữa
lãnh đạo và người được trao quyền; tăng niềm tin, động lực cho nhân viên khi được
cấp trên giao phó, ủy nhiệm.
Nguyên tắc cuối
cùng, trao quyền chứ không mất quyền.
Xét ở một góc độ nào đó thì người lãnh đạo càng trao nhiều quyền càng tốt nhưng
tuyệt nhiên không đồng nghĩa với việc trao tất cả quyền để mình nhàn nhã là “cảnh
giới” tốt nhất. Nói cách khác, trao quyền chứ không phải “trút quyền”, “mất quyền”.
Có những quyền càng trao cho người khác càng tốt nhưng cũng có những quyền ít
trao cho người khác tốt hơn. Đó là nguyên tắc vùng cấm trong trao quyền. Thông
thường, vùng cấm trong trao quyền, ủy quyền gồm có một số điểm cụ thể: (i) Quyền
phê duyệt kế hoạch phát triển chiến lược của quốc gia, địa phương, tổ chức;
(ii) Quyền bố trí nhân sự chủ chốt; (iii) Quyền quyết định kế hoạch-tài chính
và bố trí các nguồn vốn, kế hoạch đầu tư, xây dựng cơ sở vật chất; (iv) Quyền
xác lập chế độ thưởng, phạt và chế độ liên quan đến tập thể, liên quan đến toàn
bộ hoạt động của tổ chức.
Đương nhiên, có
trao quyền thì cũng có thu hồi quyền lực đã trao, ủy nhiệm. Thế nhưng cũng
không nên giao tùy tiện và tùy tiện thu hồi. Thu hồi quyền lực (cố ý hay vô ý)
cũng không phải là việc hiếm gặp nhưng nên tránh tình trạng “trao bừa bãi” và
“thu tùy tiện”. Nếu vậy sẽ dẫn đến một số hệ quả sau: nếu tùy tiện ủy quyền,
trao quyền cho người khác và tùy tiện thu hồi chẳng khác nào cho thấy mình đã
sai lầm trong việc trao quyền; tạo sự hụt hẫng và mất niềm tin với cấp dưới, họ
cảm thấy bản thân không nhận được sự tín nhiệm của lãnh đạo từ đó sinh ra tâm
lý bất mãn, bất hợp tác. Và như vậy, sẽ tạo tiền lệ xấu cho các lần trao quyền
tiếp theo.
TS. PHẠM ĐI
[1] Hòa Thân, Tứ thư lãnh đạo (Thuật quản
trị, quyển hạ), Trần Thu Hiên (và nhiều dịch giả khác) dịch, Nxb. Lao động-Xã hội,
H. 2016, tr.239-264.
Nhận xét
Đăng nhận xét